Privacybeleid, versiedatum: 27 mei 2019

Op deze pagina vind je het privacybeleid van v.v. Hapse Boys. Indien je vragen hebt, neem dan contact op via [email protected]. 

1.1 Jouw privacy 
v.v. Hapse Boys (hierna: Hapse Boys) hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop Hapse Boys persoonsgegevens verwerkt van leden, rustende leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, en andere personen waarmee Hapse Boys een relatie heeft. In dit document worden de eerder genoemde personen, bedrijven en organisaties aangeduid met ‘relatie’. 
Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt Hapse Boys zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is: voetbalvereniging Hapse Boys, Haringsestraat 7, 5443 PD te Haps. 
In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld. 

1.2 Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens? 
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor Hapse Boys je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die Hapse Boys uitvoert, verzamelt en verwerkt Hapse Boys persoonsgegevens van de relatie: 

Wanneer de relatie (steunend) lid van Hapse Boys is/wordt: 

• Voor het verwerken van de contributie. 
• Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen. 
• Voor het versturen van informatie, aankondigen van evenementen. 

Wanneer de relatie vrijwilliger van Hapse Boys is/wordt: 

• Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten. 
• Voor het informeren over programma’s. 
• Voor het versturen van informatie, aankondigen van evenementen. 

Wanneer de relatie werknemer van Hapse Boys is/wordt: 

• Voor het eventueel uitbetalen van loon of onkosten. 
• Voor het versturen van informatie, aankondigen van evenementen. 

Wanneer de relatie sponsor van Hapse Boys is/wordt: 

• Voor het verwerken van sponsorbedragen. 
• Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten. 
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. 
• Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst. 
• LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid. 

Wanneer de relatie leverancier van Hapse Boys is/wordt: 

• Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door Hapse Boys. 
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. 
• LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij degegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid. 

Wanneer de relatie contact opneemt met Hapse Boys via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media. 

• Voor het onderhouden van het contact. 

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven. 
Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal 2 jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is Hapse Boys wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren.  

1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen 

1.4. Administraties 
Hapse Boys voert een aantal administraties en systemen om de voetbalclub draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren. 
Hapse Boys-site : webapplicatie voor het informeren over Hapse Boys. 
Sponsoradministratie : lokale administratie om sponsoren van Hapse Boys vast te leggen. 
Sportlink : systeem van de KNVB voor het registreren van leden.
Financiële administratie: systeem voor boekhouding
Salarisadministratie : aanlevering van Hapse Boys aan salarisadministrateur. 

1.5. E-mail 
Hapse Boys verstuurt informatie via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de voetbalclub en om evenementen aan te kondigen. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door een e-mail te sturen naar
[email protected]

1.6. Foto’s en video’s 
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze foto’s en video’s worden gemaakt ter promotie van onze verenigingsactiviteiten. Foto’s en/of video’s kunnen op de website van Hapse Boys of social media terechtkomen. Foto's van jeugdleden die in een gecombineerd team met spelers van De Zwaluw spelen, kunnen ook op de website van VV De Zwaluw geplaatst worden. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of beelden niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op de website staat die je privacy aantast, neem dan contact op met het bestuur via [email protected]  
Hapse Boys heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media die niet door Hapse Boys worden onderhouden. Ben je er van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft Hapse Boys geen verantwoordelijkheid, tenzij door Hapse Boys zelf geplaatst. 

1.7. Recht van verzet 
Indien je in het geheel geen prijs stelt op informatie via e-mail, stuur dan een e-mail naar [email protected] met de beschrijving welke informatie je niet meer wilt ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via [email protected]

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden 
Hapse Boys laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. 

1.9. Social media 
Hapse Boys gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Hapse Boys volgt actief hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook en Twitter. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van een Hapse Boys clubApp, welke direct gekoppeld is aan onze website. Hierbij spant Hapse Boys zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. Hapse Boys behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, Hapse Boys (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. Hapse Boys is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social media kanalen of de content op haar social media kanalen. 
Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met Hapse Boys via [email protected]

De social media kanalen van Hapse Boys zijn:
Facebook: www.facebook.com/HapseBoys
Twitter: www.twitter.com/HapseBoys

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers 
 Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen Hapse Boys, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop Hapse Boys geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te gedragen naar dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt. 

1.11. Websites van Hapse Boys en andere websites 
 Op de website van Hapse Boys (www.hapseboys.nl) tref je een aantal links aan naar andere websites. Hapse Boys draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt. De volgende website valt onder verantwoording van Hapse Boys: www.hapseboys.nl

2. TEN SLOTTE

2.1. Vragen 
Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: Hapse Boys, onderwerp Privacy, via e-mail: [email protected]  

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden 
Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? 
Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via [email protected]   
Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren. 

2.3. Wijzigingen privacybeleid 
Hapse Boys behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Hapse Boys een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Hapse Boys de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, via e-mail of op social media.

2.4. Verantwoording 
Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van Hapse Boys verantwoordelijk.